Klären Sie schriftlich, wer den Schlüssel übergibt, wer eintreten darf, welche Bereiche zugänglich sind und wohin der Schlüssel nach dem Termin zurückgeht. Eine Vermittlung sollte transparent vom eigentlichen Vor-Ort-Termin getrennt sein.
Vier Angaben, die vor dem Termin feststehen müssen
Die Vor-Ort-Person braucht eine klare Teilnehmerliste, ein Zeitfenster, die freigegebenen Bereiche und den vereinbarten Schlüsselweg. Ohne diese Angaben sollte kein Zugang improvisiert werden.
- Name und Kontakt des Maklers
- genaues Zeitfenster
- zugängliche Räume
- Rückgabeort des Schlüssels
Vermittlung transparent halten
Wenn ein Makler empfohlen wird, sollte erkennbar sein, ob und wie eine Vergütung entsteht. Die Empfehlung ersetzt keine eigene Auswahl und enthält keine Zusage zu Verkauf, Vermietung oder Preis.
Sachnah kann einen Kontakt herstellen oder einen bereits gewählten Makler einlassen. Beide Varianten werden im Auftrag unterschiedlich benannt.
Was im Terminprotokoll stehen sollte
Für die reine Organisation reichen meist Ankunft, Teilnehmer, Beginn und Ende, zugängliche Bereiche und Schlüsselrückgabe. Ein inhaltliches Maklergespräch wird nur dokumentiert, wenn dies ausdrücklich vereinbart und allen Beteiligten bekannt ist.
Dieser Beitrag beschreibt praktische Organisations- und Dokumentationsschritte. Er ist keine Rechtsberatung und ersetzt keine Prüfung des konkreten Einzelfalls.