1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
AVOG UG (haftungsbeschränkt)
Schulstr. 15
95444 Bayreuth
Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer Aaron Voigt
E-Mail: service@avog.info
Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt. Datenschutzanfragen können unmittelbar an die vorstehende E-Mail- oder Postanschrift gerichtet werden.
2. Geltungsbereich
Diese Erklärung gilt für die Website Sachnah sowie für personenbezogene Daten, die im Rahmen von Anfragen, Vertragsanbahnung und beauftragter Vor-Ort-Dokumentation oder Koordination verarbeitet werden.
Für eigenständig beauftragte Makler, Räumungsbetriebe, Gutachter oder andere Partner gelten ergänzend deren eigene Datenschutzhinweise.
3. Hosting und Vercel Functions
Die öffentliche Website und der serverseitige Anfrageendpunkt werden über Vercel bereitgestellt. Beim Aufruf können technisch erforderliche Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Datei, Referrer, Browser- und Geräteangaben, HTTP-Status sowie Sicherheits-, Zugriffs- und Fehlerdaten verarbeitet werden.
Zwecke sind Auslieferung, Stabilität, Missbrauchsabwehr, Fehleranalyse und IT-Sicherheit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und funktionsfähigen Internetangebot.
Vercel kann technische Daten und die für die Ausführung der Website erforderlichen Daten nach den jeweils geltenden Vereinbarungen verarbeiten. Je nach Datenkategorie gelten die Rollen und Regelungen der Vercel Data Processing Addendum . Eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union, insbesondere in den USA, kann bei globaler Infrastruktur, Sicherheitsdiensten oder Support nicht ausgeschlossen werden. Für Drittlandübermittlungen kommen – soweit erforderlich – Angemessenheitsbeschlüsse und Standardvertragsklauseln beziehungsweise gleichwertige Garantien zum Einsatz.
Weitere Informationen: Vercel Privacy Policy , Vercel-Unterauftragnehmer und Sicherheitsinformationen .
5. Kontaktaufnahme und Erstanfrage
Das Anfrageformular sendet die eingegebenen Angaben per HTTPS an eine serverseitige Vercel Function. Diese validiert die Pflichtangaben und leitet die Anfrage mit Nodemailer über den verschlüsselten IONOS-SMTP-Dienst an das Sachnah-Postfach service@avog.info weiter. Nodemailer wird dabei nur als technische Versandbibliothek innerhalb der Function eingesetzt; es wird kein separates Nutzerkonto bei Nodemailer angelegt.
Verarbeitet werden die ausgewählte Rolle, Objektort, E-Mail-Adresse, Nachricht, die Bestätigung der Datenschutzhinweise sowie technisch erforderliche Anfrage- und Sicherheitsmetadaten. Die Formularinhalte werden von Sachnah nicht in einer eigenen Datenbank gespeichert. Vercel kann für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse technische Aufrufdaten und begrenzte Funktionsprotokolle verarbeiten. Nach dem Versand liegen die Anfrage und die E-Mail-Kommunikation im IONOS-Postfach und werden dort nach den betrieblichen und gesetzlichen Aufbewahrungsregeln bearbeitet.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag gerichtet ist, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für sachbezogene Kommunikation. Die Checkbox dient der transparenten Information über die Verarbeitung und ersetzt keine gesetzliche Einwilligung, soweit eine solche nicht erforderlich ist.
Die Formularübertragung bis zur Vercel Function erfolgt über HTTPS; der Weitertransport zum IONOS-SMTP-Server erfolgt nach der konfigurierten TLS-Verbindung. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gewöhnlicher E-Mail-Kommunikation kann nicht zugesagt werden. Bitte übermitteln Sie über das Formular oder gewöhnliche E-Mail keine Ausweiskopien, Gesundheitsdaten, Zugangscodes oder umfangreichen persönlichen Unterlagen ohne vorherige Abstimmung.
6. Daten bei Dokumentations- und Koordinationsaufträgen
Für die Durchführung können insbesondere Kontaktdaten, Objektanschrift, Zugangs- und Terminangaben, Vollmachts- oder Berechtigungsinformationen, Foto- und Videoaufnahmen, Raum- und Gegenstandsbeschreibungen, Übergabeprotokolle sowie Abrechnungsdaten verarbeitet werden.
Rechtsgrundlage ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Ansprechpartner für einen Unternehmenskunden handeln oder die Dokumentation zur Anspruchssicherung erforderlich ist, kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO hinzutreten. Gesetzlich erforderliche Verarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Aufnahmen werden auf den vereinbarten Zweck begrenzt. Persönliche Dokumente, Bildschirme, Gesundheitsunterlagen und intime Lebensbereiche sollen nicht lesbar oder detailliert aufgenommen werden, wenn dies für den Auftrag nicht erforderlich ist.
Bodycam-Aufzeichnung bei Vor-Ort-Begehungen
Eine von Sachnah durchgeführte Wohnungsbegehung findet nur mit sichtbar getragener Bodycam statt. Die Aufzeichnung dient der nachvollziehbaren Dokumentation des vereinbarten Termins und dem Schutz von Auftraggeber, Vor-Ort-Person und berechtigten Beteiligten. Sie ist keine dauerhafte Bewachung und kein eigenständiger Sicherheitsdienst.
Vor Beginn werden Zweck, Bereich, Beginn und Ende, Bild- und Tonfunktion, Empfänger sowie die vorgesehene Speicherdauer erklärt. Die Bodycam wird standardmäßig ohne Ton betrieben. Eine Tonaufzeichnung kommt nur nach gesonderter Prüfung, vorheriger Information und einer hierfür ausreichenden Rechtsgrundlage beziehungsweise Zustimmung in Betracht.
Aufgezeichnet wird nur der vereinbarte Termin und der erforderliche Bereich. Unbeteiligte Personen, sensible Unterlagen und besonders geschützte Lebensbereiche werden nicht gezielt erfasst; soweit erforderlich werden Aufnahmen technisch oder organisatorisch beschränkt. Der Auftraggeber muss die erforderliche Berechtigung zur Aufzeichnung und die Information betroffener Personen ermöglichen. Ist eine rechtmäßige Aufzeichnung nicht möglich, findet die Sachnah-Begehung nicht statt.
Die Aufnahmen werden nur den vereinbarten oder zur Durchführung erforderlichen Empfängern zugänglich gemacht. Für Projektaufnahmen gilt grundsätzlich die unter „Speicherdauer“ beschriebene Frist, sofern im Auftrag keine kürzere Frist vereinbart wird. Betroffene können ihre gesetzlichen Datenschutzrechte insbesondere auf Auskunft, Löschung und Widerspruch ausüben.
7. Daten anderer Personen und Berechtigung
In Wohnungen können Daten von Verstorbenen, Mietern, Angehörigen, Besuchern oder Beschäftigten sichtbar sein. Auftraggeber müssen sicherstellen, dass sie zur Beauftragung, Zugangsgewährung und Bereitstellung der erforderlichen Daten berechtigt sind.
Lebende betroffene Personen werden, soweit erforderlich und möglich, über die Verarbeitung informiert. Offensichtlich nicht benötigte personenbezogene Inhalte werden nicht bewusst weiterverarbeitet.
8. KI- und softwaregestützte Reporterstellung
Die Website selbst übermittelt Anfrage- oder Objektdaten nicht automatisch an ein generatives KI-System. Im Rahmen eines konkreten Auftrags können Software- oder KI-Funktionen zur Sortierung, Benennung, Texterstellung oder Qualitätskontrolle eingesetzt werden, sofern dies im vereinbarten Prozess vorgesehen und datenschutzrechtlich zulässig ist.
Dabei gelten Datenminimierung, Zugriffsbeschränkung und menschliche Plausibilitätsprüfung. Es erfolgt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO. Eine KI-Ausgabe ist keine Wert-, Eigentums- oder Rechtsentscheidung.
Bevor ein externer KI-Dienst mit personenbezogenen Projektinhalten eingesetzt wird, werden dessen Rolle, Auftragsverarbeitungsbedingungen, Unterauftragnehmer und Drittlandtransfers geprüft. Soweit nach Art. 13 oder 14 DSGVO erforderlich, werden Betroffene über den konkret eingesetzten Empfänger informiert.
9. Empfänger und Partner
Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, soweit dies erforderlich, vertraglich vereinbart oder gesetzlich erlaubt ist. Empfänger können sein:
- beauftragte Vor-Ort-Personen und Unterauftragnehmer,
- Vercel für Hosting und serverseitige Functions sowie IONOS für das E-Mail-Postfach und den SMTP-Weitertransport,
- vom Auftraggeber ausgewählte oder ausdrücklich freigegebene Räumungsbetriebe, Makler, Handwerker oder Gutachter,
- Steuerberater, Zahlungsdienstleister, Rechtsberater, Versicherer sowie Behörden und Gerichte im erforderlichen Umfang.
Externe Ausführungsbetriebe erhalten nur die für ihren Termin und Auftrag erforderlichen Informationen. Eine Vermittlung führt nicht automatisch zur Übermittlung des vollständigen Reports.
10. Speicherdauer
Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald ihr Zweck entfällt und keine gesetzlichen oder rechtlichen Gründe entgegenstehen. Es gelten grundsätzlich folgende Kriterien:
- Erfolglose Anfragen: regelmäßig sechs Monate nach abschließender Bearbeitung.
- Formularinhalte: keine planmäßige Speicherung in einer Sachnah-Datenbank; die an service@avog.info zugestellte E-Mail wird nach Abschluss der Bearbeitung und unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gelöscht.
- Projektfotos, Videos und Arbeitskopien: regelmäßig spätestens 90 Tage nach Abschluss und Bereitstellung des vereinbarten Reports, sofern keine andere Frist vereinbart oder eine längere Speicherung zur Mängelbearbeitung oder Anspruchssicherung erforderlich ist.
- Vertragskorrespondenz und Handelsbriefe: nach den jeweils anwendbaren handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.
- Rechnungen und Buchungsbelege: nach den jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
- Schadens- oder Rechtsfälle: bis zur abschließenden Klärung und zum Ablauf einschlägiger Verjährungsfristen.
Backups und technische Sicherheitsprotokolle der Dienstleister können Daten für einen begrenzten zusätzlichen Zeitraum enthalten und werden gegen regulären Zugriff gesperrt.
11. Datensicherheit
Die Website wird verschlüsselt über HTTPS übertragen. AVOG setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, insbesondere rollenbezogene Zugriffe, sichere Zugangsdaten, möglichst datensparsame Aufnahmen und kontrollierte Empfängerlisten.
Eine absolute Sicherheit elektronischer Systeme kann nicht zugesagt werden. Bei besonders vertraulichen Unterlagen wird vor der Übermittlung ein geeigneter Weg abgestimmt.
12. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Zur Ausübung genügt eine Nachricht an service@avog.info. Bei begründeten Zweifeln kann eine angemessene Identitätsprüfung erforderlich sein.
13. Beschwerderecht
Betroffene können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für die AVOG UG ist regelmäßig zuständig:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
www.lda.bayern.de
Das Beschwerderecht kann auch bei einer anderen zuständigen Aufsichtsbehörde ausgeübt werden, insbesondere am Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder Ort des vermuteten Verstoßes.
14. Änderungen dieser Erklärung
Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Websitefunktionen, Dienstleister oder betriebliche Verarbeitungen ändern. Es gilt die jeweils veröffentlichte Fassung.